El paso a paso del recibimiento: ¿cómo recibir a un nuevo colaborador?

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La llegada de un nuevo colaborador es una etapa crucial del proceso de reclutamiento. Sin embargo, muchas empresas se equivocan al presumir que el proceso de contratación se cierra una vez que se selecciona al candidato.

Lo que ellas no saben - o le restan importancia – es que los programas de integración también son un paso importante del reclutamiento. Cuanto antes se sientan bienvenidos y preparados para cumplir su función, más rápido tu empresa cosechará los frutos de sus habilidades y experiencia.

Las estrategias de integración pueden aumentar las tasas de retención

Las primeras impresiones cuentan. Un proceso eficaz de integración no solo garantiza que tu nueva contratación se convierta en un integrante productivo más temprano, aunque también puede aumentar las tasas de retención de tus funcionarios.

Principales etapas para una integración efectiva de funcionarios

La mejor manera de hacer con que los nuevos integrantes del equipo tengan un comienzo brillante es proporcionarles una recepción calurosa y una orientación eficiente.

Recibir a un nuevo integrante en el equipo considera varios pasos importantes

1. Crea un proceso claro de integración en el lugar

La preparación para la integración de un nuevo funcionario debe comenzar mucho antes de su llegada.

• Ayuda al nuevo funcionario a prepararse para su primer día. Ofrécele detalles importantes sobre el lugar de trabajo antes que llegue. Asegúrate de que reciba información sobre el dress code, lugar para estacionar u opciones de transporte público y, lógicamente, el horario de llegada a la oficina.

• Organiza un espacio de trabajo funcional. El nuevo colaborador necesita estar activo en sus funciones desde el primer día. Eso significa tener una línea telefónica y una cuenta de e-mail establecidas antes de su llegada, además de un espacio de trabajo limpio listo para usar.

• Organiza la orientación. La confianza y claridad son esenciales para que los nuevos funcionarios realicen el trabajo para el cual los contrataron. Asegúrate de que tu empresa introduzca formalmente al nuevo trabajador al resto del equipo y, principalmente, al nuevo jefe. Reserva un espacio de reuniones entre los integrantes del área, para discusiones abiertas sobre las estrategias y proyectos planificados. De la misma manera, destina un momento entre el nuevo colaborador y su gestor, para que las expectativas personales y profesionales puedan alinearse. Reuniones de introducción son oportunidades para que el nuevo funcionario aprenda sobre la misión, valores, organigrama y los principales productos y servicios de tu empresa.

• Organiza los documentos necesarios. Buscar formularios y manuales en el primer día de un nuevo funcionario es un desperdicio de tiempo y dejará una mala impresión. Organiza todos los documentos necesarios antes de su llegada.

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2. Programa el primer día

Investigaciones revelan que la trayectoria de éxito de un nuevo contratado se puede establecer en las primeras dos semanas. Por eso es extremadamente importante hacer que su primer día sea especial.

Aquí dejamos algunos consejos para hacer que se sienta bienvenido y motivado con su nueva oportunidad:

• Anuncia su llegada con un e-mail de bienvenida para el equipo y/o empresa al comienzo del día: Avisa en recepción sobre la llegada del nuevo colaborador para que pueda ser bien recibido.

• Preséntalo al equipo y realiza un tour por todo el lugar de trabajo: Así conocerá todo el espacio y las personas. Reunir al equipo para un café es una buena manera de relacionarse en un ambiente social y puede ser una oportunidad de familiarizar al nuevo funcionario con los proyectos en los cuales te gustaría que se involucrara en los próximos días.

Explica dónde puede encontrar facilidades como la cocina del equipo, baños y salas de reunión y ofrécele algunos consejos sobre los mejores lugares para almorzar o tomar un café.

3. Organiza los entrenamientos y mentorías

Los entrenamientos son fundamentales para adaptar al nuevo colaborador a la empresa.

• Revisa metas y responsabilidades. Aunque este asunto se haya discutido antes, el proceso de integración ofrece un momento ideal para entrar en detalles sobre atribuciones y expectativas. Discute también sobre los procesos de evaluación y la agenda del análisis de desempeño.

• Agenda futuros entrenamientos. Mantén contacto con el recién contratado para descubrir qué entrenamientos pueden ser necesarios en el futuro. Establecer el entrenamiento de los funcionarios como una prioridad del negocio ayuda al desarrollo del profesional y a su retención en la empresa.

• Analiza las oportunidades de establecer mentorías. Los mentores no solo ofrecen orientación a los nuevos funcionarios. También pueden actuar como una fuente de ideas y almacenaje de preocupaciones. Además, un mentor puede desempeñar un papel fundamental en la retención de los mejores talentos, en la construcción de una mejor cultura laboral y en la mejora del desempeño del equipo. Considera designar un mentor al comienzo del proceso de integración del funcionario o incentívalo a encontrar uno.

• Ayuda a los trabajadores: Tener éxito en la contratación de un nuevo funcionario quizás no sea un proceso rápido. Recuerda, no se trata de encontrar al candidato ideal, sino mantenerlo. Por eso, prepárate para mantener contacto con el novato y agendar reuniones regulares para darle la oportunidad de exponer sus preocupaciones y recibir feedbacks sobre su progreso. Aprovecha el tiempo para observarlo y hacerle preguntas si lo estimas necesario. No ignores el reconocimiento. Mantén al funcionario motivado, involucrado y celebrando el éxito. Puede ser tan simple como revelar sus logros en una reunión de equipo.

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El tiempo invertido en un proceso efectivo de integración será recompensado. Los procesos de onboarding harán con que tu nuevo talento tenga un aprendizaje más rápido sobre el negocio, además de hacerlo sentirse acogido y bienvenido. Eso resultará en una mayor productividad y ayudará en la formación de una fuerza de trabajo más motivada e involucrada desde el comienzo.