Entrevista de despido: comprende la importancia y las mejores prácticas

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La entrevista de despido es un momento delicado tanto para la empresa como para el trabajador desvinculado. Al mismo tiempo, no podemos ignorar el valor de un momento como este. Se trata de una práctica que debe realizarse con todo cuidado por parte del empleador, además de brindar una oportunidad para el crecimiento del negocio en su conjunto.

Pensando en la relevancia de esta práctica, hemos escrito esta guía con instrucciones para llevarla a cabo de la mejor manera posible. También hemos enumerado algunas razones para que comprendas la importancia de esta entrevista. Por último, daremos consejos sobre cómo aprovechar esta conversación para mejorar la institución y ayudar al trabajador en este momento complejo.

¿Qué es una entrevista de despido?

Aunque indeseable, el despido de profesionales es parte de la realidad de cualquier entorno laboral. La diferencia radica en la forma en que los equipos de recursos humanos llevan a cabo el proceso. O incluso en si lo llevan a cabo, lo cual es un problema serio para cualquier empresa que desee mantener un entorno de trabajo cómodo para sus miembros.

En resumen, la entrevista de despido es una última conversación entre el trabajador que se va y uno o más miembros del equipo responsable de la gestión de personas. Es un momento para dar retroalimentación al profesional sobre su participación durante el tiempo que estuvo en el equipo.

Al mismo tiempo, es una oportunidad para escuchar lo que esa persona tiene que decir sobre su experiencia en el lugar de trabajo. Se trata de un espacio franco de expresión y escucha, que va mucho más allá de una formalidad empresarial.

Independientemente del motivo de la partida, se recomienda encarecidamente que la entrevista de despido se realice con cualquier individuo que abandone la institución. Incluso si el proceso de despido es conflictivo, no hay justificación plausible para simplemente dar la espalda e ignorar a alguien que ha participado activamente en un contexto de trabajo.

Todos sabemos que la salida de un profesional suele ser desagradable para al menos una de las partes, pero la entrevista de despido puede ser la última oportunidad de hacer que esta despedida ocurra de la mejor manera posible. Es la oportunidad de aclarar algunas cuestiones, comprender mejor el contexto laboral y brindar algo de comodidad a quien experimentará un cambio delicado como un proceso de despido.

¿Para qué sirve la entrevista de despido?

Mucho más que una formalidad, la entrevista de despido cumple una función importante tanto para el empleador como para el ex trabajador. Es el momento de ser franco, donde ambas partes pueden expresar con mayor libertad sus impresiones sobre la experiencia laboral del profesional.

Por lo tanto, destacaremos aquí tres funciones principales de la entrevista de despido. Por un lado, sirve para que la empresa absorba las críticas y puntos de vista de alguien que ya no estará allí para expresarlos.

Por otro lado, es de suma importancia para ayudar al profesional, que posiblemente está pasando por un momento difícil y de duelo. Y, por último, es una oportunidad también de transmitir al ex trabajador críticas constructivas sobre su paso en la corporación, una acción que realmente puede ayudarlo a crecer profesionalmente.

Escucha lo que el empleado desvinculado tiene que decir

A diferencia de otras formas de retroalimentación, la entrevista de despido se diferencia por ser una situación en la que la honestidad y la claridad pueden usarse con mayor libertad. No podemos negar que, por mejor que sea el clima en el ambiente de trabajo, este termina por inhibir algunas opiniones por temor a represalias o incluso por falta de tiempo para expresarlas.

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Proporciona un proceso de despido humanizado

Además de los beneficios para el crecimiento del negocio, existe un aspecto de la entrevista de despido que es tan o más importante: la humanización del proceso de despido. Hay numerosas razones por las que un trabajador sale de una empresa, algunas más complejas de abordar que otras, especialmente cuando es una decisión tomada por la gestión.

Posiblemente, esta persona enfrentará momentos difíciles en el futuro, ya sea por el desempleo en perspectiva, la decepción con las expectativas creadas sobre su futuro en la empresa o incluso con su propio desempeño. Podemos ver entonces que se trata de una situación mucho más dolorosa para quien se va que para la institución, que probablemente continuará existiendo a pesar de la pérdida de algunos colaboradores.

Por lo tanto, es extremadamente necesario que la organización en cuestión sepa acoger a este profesional en este momento delicado, en lugar de hacerlo aún más doloroso. Es esencial que el equipo de recursos humanos pueda escuchar todas sus quejas y sentimientos con mucha atención y respeto, demostrando una preocupación no solo de mercado, sino también por los derechos y la dignidad de quien alguna vez contribuyó con la organización.

Transmite al ex trabajador una evaluación crítica constructiva

Aún en este contexto de ayudar a aquel que está siendo desvinculado, la entrevista es el momento para que los gerentes comuniquen, de manera honesta y respetuosa, todas las impresiones dejadas durante su trabajo en la empresa.

Aquí vale la pena destacar la importancia de que este encuentro sea realmente fructífero, sin enfrentamientos directos y acusaciones. Procure ser claro y conciso, ofreciendo al trabajador una evaluación sobre las habilidades o competencias técnicas que le faltan o que pueden mejorarse.

Probablemente, algunas de estas observaciones ya te hayan sido transmitidas antes, por lo tanto, no es necesario extenderse sobre un tema que ya ha sido discutido y que solo puede generar divergencias inoportunas. También es posible que la persona en cuestión no esté tan dispuesta a escuchar, o incluso esté en una postura agresiva, e incluso podría negarse a participar en esta última reunión.

En cualquiera de los casos, lo importante es que tú y tu equipo de Recursos Humanos nunca adopten una postura agresiva o confrontacional con la persona que está siendo despedida. Incluso si las razones son justas, el papel de buenos gestores es demostrar tranquilidad y mantener una escucha profesional y cortés.

Importancia de la entrevista de despido

La salida de un trabajador puede ocurrir por diversas razones. Puede ser por necesidad de la gestión o incluso por motivación espontánea. En cualquier caso, se recomienda que la persona participe en una entrevista antes de su despido definitivo de la empresa, siguiendo las directrices técnicas y éticas adecuadas.

A continuación, enumeraremos algunos de los principales motivos que justifican mantener este método por parte del equipo responsable. Si tu empresa aún no tiene esta práctica en su rutina, puede ser un buen momento para conocer los principios que la rigen.

Desde el punto de vista de la empresa

• Oportunidad de identificar problemas organizacionales que aún no se hayan observado.
• Demuestra el valor que la empresa otorga a sus trabajadores y ex trabajadores.
• Mejora la imagen de la empresa como un lugar de trabajo humanizado.
• Facilita el proceso de despido y contratación de nuevos trabajadores.
• Evita conflictos posteriores debido a problemas laborales mal resueltos.
• Aclara a ambas partes los motivos del despido en cuestión.
• Evita la propagación de mentiras y rumores sobre la empresa.
• Alinea a la institución con las normas y principios éticos esperados por cualquier organización de calidad.
• Ayuda a evitar la alta rotación de personal.

Desde el punto de vista del empleado

• tiene el potencial de transmitir comodidad a alguien que probablemente enfrentará un proceso de duelo;
• genera un sentimiento de respeto y de que no estás siendo simplemente abandonado por la empresa ahora que ya no estarás allí;
• proporciona oportunidades de crecimiento profesional al escuchar retroalimentación constructiva sobre tu participación;
• elimina dudas o confusiones sobre las posibles razones de tu partida;
• da al profesional una buena impresión de la organización en la que ya trabajó;
• proporciona una oportunidad de ser escuchado, donde puedes expresar honestamente tus sentimientos y observaciones sobre la experiencia laboral.

¿Cómo se debe realizar la entrevista de despido?

En primer lugar, es necesario que tu empresa garantice que este procedimiento se lleve a cabo de manera efectiva. No siempre es posible tener este momento con el funcionario que será desvinculado, pero esto debería ser la excepción y no la regla. Desafortunadamente, algunas compañías subestiman el valor de una conversación franca con aquellos que se están retirando del negocio, lo cual puede ser muy perjudicial tanto en términos de crecimiento como para la imagen pública de la institución.

Al mismo tiempo, también es bastante común que la organización tenga el procedimiento como práctica, pero lo lleve a cabo de manera incorrecta o incluso irrespetuosa hacia el profesional. Teniendo esto en cuenta, te daremos algunos consejos esenciales para que la entrevista de despido se realice de manera satisfactoria.

Asegúrate de que se realice en un espacio privado y cómodo

Parece obvio, pero vale la pena resaltar la importancia de elegir bien el espacio físico donde se llevará a cabo la conversación. No todas las empresas tienen salas específicas para el feedback en las relaciones laborales, lo cual de por sí ya puede ser un problema. Al mismo tiempo, algunos negocios más pequeños no pueden disponer de una sala reservada únicamente para las entrevistas.

Por lo tanto, lo más importante es que se realice en un espacio aislado, preferiblemente en una sala cerrada. Despedir a un trabajador ya es una situación lo suficientemente difícil como para hacerla aún más incómoda.

Elige un lugar bien ventilado si es posible, pero con suficiente aislamiento acústico para que lo que se diga allí no sea escuchado en los espacios cercanos. Dado que la conversación puede extenderse por un tiempo, sería una cortesía interesante ofrecer agua o café.

Deja que el entrevistado hable libremente

Aunque es muy importante que el gerente también tenga espacio para expresar sus impresiones, el enfoque de ese momento es el trabajador que será desvinculado. Por lo tanto, debe tener la oportunidad y el tiempo necesario para decir todo lo que considere necesario.

Desde la perspectiva de alguien que se identifica con la empresa, no siempre es fácil escuchar algunas "verdades" sobre lo que está sucediendo allí. Al mismo tiempo, un principio básico del profesional de recursos humanos es poder mantenerse imparcial y neutral en ese momento, transmitiendo seguridad para que el otro pueda expresarse.

Preguntas y respuestas de la entrevista de despido

Para facilitar tu aprendizaje, hicimos este pequeño resumen con orientaciones relevantes y preguntas comunes sobre el proceso de despido. Si tienes sugerencias u otras dudas, puedes comentar en esta publicación, ayudándonos a fomentar una discusión tan importante.

¿Quiénes deben estar presentes en el momento de la entrevista?

Además del profesional que será desvinculado, lo ideal es que esté presente el menor número de personas posible. Una entrevista de despido con varios profesionales y gerentes presentes puede resultar muy intimidante para alguien que probablemente ya se encuentra en una posición vulnerable.

Recuerda que se trata de una entrevista de despido, no de una reunión de despido. Por lo tanto, el formato más comúnmente utilizado es el de dos personas presentes: el profesional de recursos humanos o el gerente responsable y la persona que se está retirando de la empresa.

Si lo consideras necesario, también es posible contar con la presencia de un profesional indispensable para ayudar en el momento o incluso para registrar puntos importantes de la conversación. Pero evita poner cara a cara a personas que hayan tenido problemas o hayan participado de alguna forma en el asunto que generó la separación. No es responsabilidad de la empresa e incluso puede ser arriesgado promover reconciliaciones de esta manera.

¿Cuánto tiempo debe durar este momento?

No existe un estándar establecido sobre la duración de las entrevistas. Dependiendo del caso y de la disposición del profesional, pueden ser más cortas o más largas. En promedio, se espera que sea una conversación que dure entre treinta y cincuenta minutos. De todas formas, es fundamental dejar claro al ex trabajador que puede utilizar el espacio para decir todo lo que quiera y con franqueza.

¿Cuándo se debe realizar la entrevista de despido?

En cuanto a esto, cabe destacar que una entrevista de despido es un proceso completamente diferente a una comunicación de despido. Es muy común que el momento de la comunicación sea inesperado y desagradable para quien recibe la noticia. Por lo tanto, también es natural que la persona esté triste, afectada o incluso enojada en esta ocasión.

Por lo tanto, sería incluso irrespetuoso hacer que el trabajador hable sobre el tema en estas circunstancias. Por eso, se recomienda que la entrevista de despido se realice en otro día, preferiblemente en una fecha en la que ya haya tenido algo de tiempo para calmar sus ánimos y reflexionar sobre su experiencia, y pueda expresarse de manera madura y más organizada.

También queremos enfatizar que bajo ninguna circunstancia se debe obligar al colaborador a participar en una entrevista de despido ni hacer que se sienta coaccionado. La decisión de asistir a este momento es completamente suya, y a la empresa solo le corresponde invitarlo cordialmente.

¿De qué forma se debe mantener el anonimato?

En general, debes preservar el sigilo y el anonimato de todas las formas posibles. Incluso puedes informar al profesional que lo que se diga allí no será transmitido al resto de la empresa. La confidencialidad es un elemento básico de la ética de un gestor de recursos humanos, y si hay alguna indiscreción en este sentido, es muy probable que la empresa se vea perjudicada.

Al mismo tiempo, también es importante aprovechar lo aprendido de la entrevista de despido para mejorar el ambiente empresarial. Por lo tanto, es responsabilidad del profesional de recursos humanos mantener en secreto información como nombres de personas y situaciones comprometedoras mencionadas por el ex trabajador y por el equipo que permanece.

Las conclusiones extraídas de la conversación solo deben transmitirse a aquellos a quienes realmente les interese, centrándose únicamente en el proceso de trabajo. Uno de los problemas más comunes en los entornos empresariales son los problemas de comunicación y los conflictos interpersonales generados por estos obstáculos.

¿Cómo utilizar la entrevista de despido para identificar áreas de mejora en la empresa?

Además de ser un proceso respetuoso con el colaborador que se va, la entrevista de despido tiene mucho que ofrecer para corregir fallas y crear soluciones a los problemas que enfrenta la empresa.

De hecho, es una oportunidad única para escuchar un punto de vista muy sincero sobre los procesos internos de la compañía. Sin embargo, para lograrlo, es necesario estar abierto tanto para escuchar con atención como para convertir efectivamente lo que se ha escuchado en mejoras organizativas.

Implementa lo aprendido de las entrevistas de despido

La vida diaria en el entorno empresarial puede ser muy agitada e inconstante. Existe una tendencia a que los procesos cotidianos sean tan intensos que impidan a los gestores realizar cambios importantes en las prácticas de trabajo.

Pero esta es una tendencia que debe ser combatida vehementemente. Por ejemplo, existen cuestiones importantes señaladas en las entrevistas de despido que simplemente se archivan en la documentación del empleado y nunca se consultan de nuevo. ¿De qué sirve hacer una entrevista como esta si no aprovechamos su potencial?

Por lo tanto, es fundamental que tu empresa pueda establecer un trabajo en red eficaz, para filtrar y dirigir la información absorbida en ese momento a los gestores responsables de las decisiones organizacionales.

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¿Qué evaluar durante una entrevista de despido?

Aunque es un momento libre, principalmente de escucha por parte de los profesionales de recursos humanos, también es interesante desarrollar una mirada que identifique lo más relevante para la empresa en las palabras del ex trabajador. Desde el punto de vista de la organización, hay aspectos constantes en todos los casos que deben ser identificados y evaluados a fondo. Podemos mencionar:

• Su percepción sobre las relaciones interpersonales vividas y cómo se establecían los procesos de comunicación.
• Su evaluación sobre la calidad del servicio ofrecido por la empresa.
• El nivel de satisfacción y acogida experimentados mientras trabajaba en la organización.

Es responsabilidad del gestor conducir la entrevista, dirigiendo las preguntas según los temas que deben abordarse. Un consejo útil en este sentido es establecer algún tipo de cuestionario que se utilice más como referencia para el entrevistador.

Para ello, una entrevista de despido nunca debe ser una simple evaluación basada en una lista de preguntas estándar. El cuestionario debe estar en manos del gestor, o simplemente ser leído por él antes de comenzar la atención, sirviendo como orientación para tocar los puntos más importantes en la conversación.

A continuación, te presento una lista de preguntas que se pueden adaptar durante la entrevista de despido:

• ¿Cómo evalúas a la organización en términos generales?
• ¿Cómo percibes al equipo en el que estabas?
• ¿Cuáles fueron los problemas que enfrentaste durante tu paso por la empresa?
• ¿Qué fallos y críticas observaste que te gustaría señalar?
• ¿Cuáles fueron los aspectos positivos de la compañía que notaste en tu trayectoria?
• ¿Cómo evalúas las relaciones interpersonales y el ambiente de trabajo?
• ¿Qué tienes que decir sobre el trabajo de tus superiores directos e indirectos?
• ¿Calificarías tu experiencia general aquí como satisfactoria o insatisfactoria?
• ¿Recomendarías a otra persona, amigos o familiares, trabajar aquí?

Puedes notar que las preguntas pueden variar mucho en cada caso, por lo que es válido evitar la estandarización para todas las entrevistas de despido. Durante la conversación, pueden surgir nuevas preguntas o incluso algunas que no serían adecuadas en el caso específico de ese trabajador.

Beneficios que la entrevista de despido puede aportar a la empresa

Ahora ya tienes claridad sobre la importancia de este procedimiento y las orientaciones generales sobre cómo llevarlo a cabo. Entonces, retomemos para agregar algunos beneficios que pueden generarse para la empresa mediante la realización adecuada de la entrevista de despido.

• Conocimiento profundo sobre cuestiones internas que podrían estar pasando desapercibidas, y evitar la retención de talentos en el futuro.
• Aportes para convertir lo aprendido en políticas de trabajo que mejoren efectivamente la calidad de vida de los colaboradores.
• Posibilidad de mitigar una situación conflictiva tanto para el empleador como para el colaborador despedido.
• Demostración de respeto hacia los principios éticos y la dignidad humana.
• Optimización del servicio de reclutamiento de nuevos trabajadores a partir de la identificación de lo que debe mejorarse en los equipos.

Al concluir la lectura, ya tienes todo lo que necesitas para desarrollar una entrevista impecable que genere resultados positivos para todas las partes involucradas en el proceso de despido. Solo queda implementar lo aprendido en tu entorno laboral.

Como mencionamos a lo largo del texto, cada situación requerirá un enfoque diferente por parte del profesional de recursos humanos para llevar a cabo la conversación, pero existen algunos principios éticos y de formato que siempre deben respetarse. Al mismo tiempo, cada contexto laboral tiene sus particularidades y desafíos propios, por lo que siempre será necesario adaptar lo aprendido a tu propia realidad.