Tiempos de home office, ¿cómo abordar el desafío?

Por Karina Perez

La aparición y expansión global del COVID-19, más conocido como “Coronavirus”, amenaza con convertirse en una crisis que tendrá graves consecuencias sociales y económicas que podrían durar varios años. Lo más grave será la pérdida de muchas vidas, pero también habrá destrucción de millones de puestos de trabajo, que hasta el momento se estiman entre 5 y 25 millones a nivel mundial.

En el caso de Chile, el impacto negativo en las exportaciones de cobre y de productos agropecuarios es solo el inicio. El último anuncio del Presidente de la República de decretar Estado de Excepción Constitucional por Catástrofe, implica que se podría -y es probable que se haga- establecer una cuarentena total y por lo tanto, la concurrencia a los lugares de trabajo y a cualquier espacio público, a excepción de quienes se desempeñen en servicios básicos o críticos.

Lo anterior, implica un gran desafío al país y aunque obviamente la salud está primero, el mantener la productividad es fundamental para evitar una debacle económica y disminuir el impacto negativo que tendrá la crisis sanitaria.

Teletrabajo

Es en este marco donde quiero retomar el tema del teletrabajo, materia que he abordado en artículos anteriores y que en el marco de este complejo escenario que enfrenta el mundo, emerge como una necesidad y ya no solo como una opción.

Cabe recordar que en el caso chileno, existe un proyecto de ley sobre teletrabajo que aún está en trámite y cuyos puntos que demoraron su discusión tienen que ver con la eventual precarización del trabajo. No obstante, como en muchas otras materias, la realidad se terminará adelantando a los cambios normativos. Esto puede ser una oportunidad para, una vez superada la crisis, las organizaciones y los policy makers puedan evaluar en base a hechos la efectividad del trabajo remoto.

Acompañar a los colaboradores en el proceso de adaptación al teletrabajo es la base... debemos ser conscientes de que no solo es un desafío organizacional el enfrentar el trabajo a distancia, sino que también lo es a nivel particular

 

Ahora bien, en un mundo ideal, la “virtualización del trabajo” es un proceso que implica cambios progresivos, la adaptación de sistemas de colaboración y gestión digital y por sobre todo, cambios en la cultura organizacional para focalizarse en el trabajo por objetivos y no en base a horarios. Pero claro, la contingencia nos obliga a asumir el desafío de inmediato y por ello, quiero compartir algunas recomendaciones para aumentar las posibilidades de éxito en el home office.

Lo primero es asignar los recursos necesarios para que nuestros colaboradores puedan trabajar a distancia. Conexión a Internet, computador, periféricos y plataformas de trabajo colaborativo son la base. La idea es estandarizar la tecnología, de modo de agilizar el trabajo, tener un servicio de almacenamiento cloud es básico para trabajar y compartir documentos y archivos de uso colectivo.

Por otro lado, es fundamental establecer procesos de trabajo que incluyan responsabilidades específicas, horarios formales de trabajo, sistemas de reporte diario y coordinadores encargados de atender temas críticos que puedan surgir en áreas como TI, contabilidad, logística, RR.HH. etc.

Consejos sobre buenos hábitos para el home office

Acompañar a los colaboradores en el proceso de adaptación al teletrabajo es la base. En este sentido, debemos ser conscientes de que no solo es un desafío organizacional el enfrentar el trabajo a distancia, sino que también lo es a nivel particular. No todas las personas están preparadas para asumir la responsabilidad de administrar los tiempos y lidiar con las distracciones y tentaciones del entorno hogareño. Por ello, recomiendo aportar a los equipos los siguientes consejos sobre buenos hábitos para el home office:

• Definir un lugar fijo para trabajar diariamente y por periodos extensos. Debe contar con la menor cantidad de distracciones y tener buena iluminación.
• Prepararse para el trabajo como si se fuera a la oficina, respetando el horario de “ingreso” y evitando el mantenerse en pijamas. La idea es asumir el “modo trabajo”, asignando las horas formales de nuestra jornada habitual.
• Compartir con el entorno familiar la necesidad de asumir un horario laboral y evitar distracciones. El ser claros y pedir comprensión ayudará a disminuir roces y conflictos.
• Es bueno iniciar la jornada manteniendo reuniones virtuales con los equipos de trabajo, incluyendo tiempo para la actualización en temas personales. La idea es tomarse un “café virtual”.
• Organizar el trabajo en bloques horarios. Idealmente contar con un mecanismo de “time blocking” que nos permita asignar tiempos para dedicar a tareas específicas. Se debe incluir pequeñas pausas para descansar, pero evitar caer en la procrastinación o el popular “sacar la vuelta”.
• Al organizar videoconferencias con el equipo o con clientes, es fundamental la preparación y asegurarse de contar con las condiciones adecuadas. Debemos procurar que el entorno esté ordenado, silencioso y correctamente iluminado. 
• Hay que mantener cierto ritual de fin de jornada, tal como al inicio de ésta. Sacarse los zapatos, cambiarse la ropa y salir del espacio de trabajo, son actividades que ayudan a desconectarse del trabajo

Si asumimos el desafío con reglas claras, con espíritu colaborativo y con el objetivo claro de contribuir a aportar a superar las dificultades de esta emergencia, tendremos grandes posibilidades de ser exitosos e incluso mantener el modelo en el futuro. En este sentido, el rol de quienes lideran las organizaciones y personas, es fundamental y no solo para verificar el cumplimiento de objetivos sino también para mantener la cohesión y el espíritu de equipo.

Finalmente, quiero reiterar el llamado a asumir esta crisis como una oportunidad de ponernos a prueba, explorar nuevas posibilidades de trabajo y explotar al máximo nuestra creatividad para aportar a nuestras organizaciones y a la recuperación del país.

* Karina Perez es Managing Director de Executive Search en Robert Half para los Países Bajos