Un estudio de las universidades de California y Minnesota en Estados Unidos reveló que los ejecutivos invierten alrededor del 40% de su tiempo en reuniones. Una cifra aceptable, considerando la gran cantidad de responsabilidades que tienen aquellos que ocupan ese tipo de cargos. Sin embargo, la investigación reveló también algo perturbador: el 50% de éstas no son productivas.
En Chile la situación obedece a patrones similares. La agenda de muchos ejecutivos y mandos medios está con frecuencia llena de reuniones. Sin embargo, también sucede que muchos de esos encuentros no cumplen eficazmente con su objetivo, lo que pone en entredicho la utilización del tiempo y abre la interrogante sobre la real productividad de esta dinámica de trabajo.
A nivel general, el 15% del tiempo de las horas totales de trabajo en una organización es invertido en reuniones. Y si hablamos de los CEOs, la cifra llega al 33%, según una publicación de Harvard Business Review.
Sin embargo, el asunto es preocupante. El consultor y profesor de negocios austríaco, Peter F. Drucker, tener más reuniones no significa mayor productividad. Y según él, “las reuniones son un síntoma de mala organización. Cuantas menos, mejor”.
Sus afirmaciones parecen tener razón. Según un estudio hecho por Atlassian, el 91% de los asistentes se distrae durante una reunión y el 39% se duerme en algún momento. Además, el 96% se pierde alguno de estos encuentros y no asiste, al 45% lo agobia la cantidad de reuniones a las que debe asistir. Finalmente, el 73% hace otras cosas durante las reuniones y el 47% se queja de son una pérdida de tiempo.
Según Karina Pérez, Managing Director de Executive Search en Robert Half para los Países Bajos, “la productividad de una empresa es una consecuencia del talento disponible, del trabajo en equipo coordinado de manera eficiente y de la forma como interactúan las personas. Por esa razón, la reuniones productivas son aquellas donde realmente se logran los objetivos para los cuales se realizan”.
Aunque parece un asunto muy simple, las cifras muestran que el concepto de reunión está siendo mal utilizado en muchos casos. Para solucionar esta deficiencia, sugerimos tres recomendaciones:
Planificación
Las reuniones de trabajo deben tener siempre un objetivo claro. Para lograrlo, es necesario definir los temas que serán tratados y seguir esa pauta de manera ordenada.
La definición de quiénes serán los participantes también es importante. Hay que considerar a aquellos que tienen relación directa con el asunto, evitando así alargar la junta.
Una vez definidos los puntos anteriores, hay que establecer el día, hora y lugar de la reunión. El tiempo es un elemento valioso y decisivo para todos, por lo que la puntualidad es fundamental, así como la extensión de la reunión, que según expertos no debe superar las dos horas.
Finalmente, el contenido de los temas a tratar debe ser enviado previamente para que los asistentes ya sepan de qué se tratará y lleguen preparados, evitando perder tiempo con explicaciones. Y si se trata de un encuentro que aborda temas tratados en una reunión anterior, considera un repaso breve los puntos relevantes para avanzar directo a lo nuevo.
Ejecución
Dejar de lado las conversaciones triviales es fundamental. La idea de una reunión efectiva y productiva es abordar los temas que la hicieron necesaria.
Los asuntos a tratar deben ser presentados de manera clara, formulando propuestas para resolverlos. Es importante que cada participante participe, aporte su visión y reciba responsabilidades, instrucciones y plazos para que pueda cumplir con la misión que tendrá.
Todos los participantes deben salir del encuentro con el conocimiento de la situación inicial, lo que se decidió hacer para resolverla y el rol que cumplirá. La idea es que cada trabajador resuelva en esta instancia cualquier duda, para evitar perder tiempo después, cuando el foco y el tiempo deben estar en ejecutar lo que le fue encargado a cada uno.
Por último, los puntos más importantes deben quedar registrados en una minuta y cada miembro del equipo debe recibir una copia del documento, con el objetivo de resumir lo tratado y como recordatorio de qué y cómo se hará, y de qué responsabilidad tiene cada trabajador.
Evaluación
Medir el estado de avance de las tareas determinadas en una reunión es fundamental. Aunque los mecanismos de control no suelen ser demasiado populares para muchos, son la única opción para establecer si lo que fue definido se está cumpliendo. Y abren la opción de detectar si es necesario realizar algún ajuste o modificación a lo que fue planificado. En la medida que las tareas se cumplan en la forma y los plazos que fueron pensados, es posible medir qué tan productiva fue una reunión y lo que se acordó hacer.
Esta metodología no implica necesariamente descartar una gran cantidad de reuniones. Es posible que en muchos casos sean realmente necesarias. Sin embargo, con el ritmo vertiginoso que tiene la vida laboral, es un mecanismo aplicable a todos los casos y permite revisar y evaluar si existen posibilidades de mejorar las conductas al interior de una empresa, bajo un enfoque de eficiencia que busca siempre aumentar la productividad y el mejor uso de un bien tan escaso como el tiempo.
Contratando con eficiencia
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