Cómo administrar un equipo de trabajo a distancia

Por Robert Half on 18 de marzo 2020

Muchos trabajadores en todo el mundo rara vez – quizás nunca – han tenido que trabajar de manera remota, pero ahora se encuentran iniciando sus sesiones de trabajo desde sus casas. Y los gerentes enfrentan un desafío abrumador para ayudar a sus equipos a mantener la efectividad mientras se adaptan a una forma desconocida de trabajo.

Liderar un equipo que no tiene mucho contacto cara a cara (especialmente si eso es algo a lo que no se está acostumbrado) es una tarea difícil.

¿Cómo crear un grupo comprometido y cohesionado cuando todos están dispersos por la ciudad o en diferentes países? ¿Cómo construir camaradería, fomentar una cultura positiva en el lugar de trabajo y brindar liderazgo y apoyo a la distancia? 

No es fácil. Afortunadamente, las siguientes estrategias te pueden ayudar a administrar un equipo disperso y hacer con que todos se sientan productivos y conectados.

Haz de la comunicación una prioridad máxima

Si los miembros de tu equipo tienen diferentes horarios y trabajan en varios lugares, debes asegurarte de que la información pertinente se comunique de manera fácil y frecuente. De lo contrario, corres el riesgo de tener un equipo desarticulado e improductivo.

Comunicar expectativas; establecer procesos para documentar y compartir; asegurarte de que el equipo se sienta seguro con su tecnología, herramientas y recursos son aspectos clave para una transición sin problemas para trabajar desde la casa.

Eso incluye proporcionar contexto a cada proyecto, lo que significa tener antecedentes en el historial de un proyecto y quién es el responsable de cada cosa en el equipo. La información contextual debe ser documentada en una ubicación central, como un documento de Google, el sitio Teams o wiki a la que todo el equipo pueda tener acceso. Otros datos básicos, como los plazos de los proyectos y los horarios de trabajo del equipo, también deben estar actualizados y disponibles.

Una sencilla aplicación de calendario en línea, por ejemplo, puede ayudar a garantizar que todos los miembros de tu equipo, los trabajan a distancia, los que están en la empresa y quienes son trabajadores temporales, puedan compartir y ver fácilmente los últimos detalles de la programación en un solo lugar.  

Independientemente de la tecnología que utilices, todos deben compartir la información sobre cómo funcionan las herramientas y por qué se utilizan, y estar abiertos a las nuevas opciones de comunicación. No temas probar herramientas y luego retirarlas. La mejor manera de garantizar que todos se mantengan conectados y productivos es encontrar lo que funciona mejor para tu equipo, lo que a veces requiere ensayo y error.

Mantén el contacto diario, pero no controles demasiado

Al crear un calendario para tu equipo, determina horarios para cuando todos tengan que reunirse (virtualmente) y para cuando tengas que hacerlo individualmente con algún integrante del equipo. Además, informa al grupo cómo y cuándo pueden comunicarse contigo durante la jornada laboral. Después de todo, los trabajadores externos no podrán pasar por tu oficina para hacer preguntas o recibir comentarios.

El resultado final: nunca permitas que quien está realizando su trabajo a distancia se sienta como si estuviera en una isla. Además de las reuniones individuales o grupales que programes, intenta conectarte con todos al menos una vez al día por mensajería instantánea o correo electrónico. Y, mejor aún, toma el teléfono para una llamada rápida.

Hablar con alguien para discutir los detalles de un proyecto o transmitir un mensaje importante a menudo es más efectivo, y eficiente, que escribirlo. También es una forma de establecer una relación personal con los colegas.

Sin embargo, ten cuidado con el control excesivo. Quienes trabajan a distancia deben sentirse seguros de que su gerente cree que trabajarán tan duro como lo harían en una oficina normal, conectándose en horarios similares, cumpliendo plazos y manteniendo la productividad. Si los registras innecesariamente varias veces al día solo para ver cómo van las cosas, tus empleados pueden sentir que no confías en ellos.

Destina tiempo para el contacto cara a cara

Si bien hay ocasiones en las cuales es importante reunir a todo el equipo, la videoconferencia es la mejor solución, ya que en este momento no se recomienda el contacto cercano.

Ver la cara de todos ayuda al equipo a sentirse más cohesionado, independientemente de dónde se encuentre cada persona. Ver los gestos de todos mientras hablan, ríen y escuchan, ayuda al equipo a tener un buen sentido del tono, los estilos de comunicación y el sentido del humor de los demás, y puede ayudar a que todos se comprendan mejor cuando se comunican por correo electrónico y mensajes de texto.

Además, ver al equipo, aunque sea de manera virtual, ayudará a todos a sentirse más conectados. Y ayuda a evitar la falta de comunicación a la hora de compartir opiniones, porque todos pueden leer las expresiones faciales y el lenguaje corporal de los demás. Entonces, antes de llamar por teléfono o escribir un correo electrónico, pregúntate si enviar una invitación para una videoconferencia es la mejor opción.  

Destaca el equilibrio entre el trabajo y la vida personal

Proporcionar opciones de trabajo flexibles, como el trabajo a distancia, no solo es una gran ventaja para tu equipo, sino que también es una forma de establecer una cultura de equilibrio entre la vida laboral y personal. Poder trabajar de forma remota y evitar un largo viaje diario son beneficios que pueden dar a los integrantes de tu equipo un mayor control sobre sus vidas. Eso, a su vez, puede aumentar su satisfacción laboral y lealtad. 

En momentos como los que nos encontramos actualmente, la capacidad de trabajar de manera remota puede significar una mayor tranquilidad para quienes se sientan ansiosos al tener que trasladarse en transporte público, trabajar en edificios de oficinas llenos de gente o incluso enfermar a otra persona sin saberlo. 

Sin embargo, es fácil para los profesionales dedicados convertirse en adictos al trabajo cuando adoptan el trabajo a distancia como un estilo de vida. Por lo tanto, estimula al equipo que realice ese tipo de trabajo a gestionar el tiempo de buena manera.

Establece tus propios horarios de inicio y término, haciendo con que el resto del equipo haga lo mismo. Y asegúrate de que respeten esos horarios. Evita contactar a los trabajadores fuera del horario de oficina, cuando sea posible. Y no esperes una respuesta mientras estén desconectados. 

Domina estas estrategias ahora y garantiza éxito en el futuro 

El trabajo a distancia solo seguirá creciendo en popularidad, y tal vez se convierta en una necesidad en algunos casos. Como gerente, es esencial ayudar a todos los trabajadores de planta, trabajadores a distancia, freelancers y consultores de tu equipo a sentirse conectados entre sí, con su trabajo y con la organización en general. 

Tu compromiso de fomentar el espíritu de equipo y la cohesión puede aumentar la moral y la productividad. También te ayuda a prepararte para ser un líder efectivo del mañana a medida que el entorno laboral mundial se entremezcla cada vez más.

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