Tips para organizar una agenda súper ocupada después de las vacaciones

Por Robert Half 27 de marzo 2019

¿Cómo organizar la agenda de trabajo después de las vacaciones? Sentirse sobrepasado por el ritmo laboral y la cantidad de tareas que se acumularon durante tu ausencia es una reacción previsible. Sin embargo, si adoptas ciertas conductas, podrás ponerte al día rápidamente, cumpliendo de manera ordenada cada uno de tus compromisos, reflejando eficiencia y una alta productividad.

La organización es una virtud que en el ambiente laboral genera muchos dividendos. Un trabajador ordenado es capaz de planificar y organizar actividades, establecer rutinas, jerarquizar y priorizar acciones, además de desarrollar capacidades que permitirán trabajar de manera individual o en equipo para superar situaciones críticas.

Las empresas valoran a quienes cuentan con la disciplina necesaria para organizar su rutina diaria. Trabajadores con sus días organizados optimizan su tiempo y son capaces de cumplir con mayor rapidez un número mayor de obligaciones. Un factor clave, cuyo resultado es menos tiempo perdido y una mayor efectividad.

Y si se trata del regreso de vacaciones, la capacidad de organizar una agenda súper ocupada vale aún más. Además del ritmo normal de trabajo, hay que hacerse cargo de tareas y proyectos que quedaron pendientes, solicitudes que se realizaron en tu ausencia y una serie de obligaciones y reuniones nuevas que esperan ser ejecutadas. Sin embargo, ¡el tiempo es el mismo, los días siguen teniendo 24 horas!

Todo se trata de manejar bien tu tiempo. Con estos simples consejos, podrás organizarte y encarar con éxito tu regreso al trabajo.

Crea una lista de todas las tareas

En esta primera etapa, piensa. Lo más importante aquí es recordar diariamente todo lo que tienes por hacer. Desde la acción más pequeña a la más complicada tiene que ser considerada en esta suerte de mapa de pendientes que tendrás por delante.

Determina prioridades

Después de enumerar todo lo que debes hacer, viene el momento de comenzar a ordenar. Agrupar las tareas suele ser una buena idea porque es posible que algunas las puedas ejecutar en secuencia o en conjunto.

Una vez agrupadas, será natural que puedas identificar cuáles debes hacer antes que otras. La lógica en este paso será establecer un orden de prioridad, partiendo de lo más a lo menos urgente, o de lo que requiere más o menos tiempo. Lo importante es crear una estructura que permita ir resolviendo las cosas una a una diariamente sin dejar nada pendiente. Y si surge algún imprevisto, al menos habrás avanzado con lo más urgente.

Fija plazos realistas

El afán por mostrarte a ti mismo y a los demás que llegaste con todo de las vacaciones te traicionará tarde o temprano y puede arruinar tus planes de ser visto como el trabajador más eficiente.

Lo aconsejable aquí es combinar esas tareas con el tiempo disponible. Divide el día en secciones e impone una rutina donde vayas cumpliendo con los plazos de manera fluida. Eso significa que sepas conocer tu velocidad de trabajo y manejes el tiempo a tu favor. Si tardas dos horas en ejecutar una tarea para entregarla el mismo día, no la dejes para última hora. Ubícala dentro de las acciones urgentes y comienza el día con ella. Eso te permitirá hacerla con calma, terminar a tiempo e incluso revisar para evitar cometer errores.

Elimina las distracciones

Al contrario de muchos, si logras desarrollar una disciplina para alejar las cosas que te distraen, estarás más cerca del éxito.

Es recomendable que tu día tenga momentos breves para levantarse de tu puesto para tomar un café, contestar mensajes o llamadas personales, para revisar redes sociales o salir a comprar algo para comer a media mañana. Sin embargo, el foco debe estar sobre tu planificación y el cumplimiento de tus obligaciones, según los tiempos que tú determinaste.

Hay tantas distracciones que limitar todo eso a ciertas horas del día debería ser algo normal. Algunas personas adoptan hábitos donde fijan horarios específicos para optimizar al máximo su rutina laboral. Intervalos cada 45 minutos o una hora pueden ser muy positivos para hacer una pausa y mantener el foco.

Siguiendo estos consejos, el regreso de las vacaciones seguramente será más tranquilo. Podrás sentirte más empoderado y en control de la situación y eso se traducirá en una mayor eficiencia y productividad. Factores directamente relacionados con una evaluación positiva de tu persona y de tu talento como un capital fundamental para la empresa donde trabajas.

 

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