Cómo iniciar una reunión y captar la atención de las personas

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Asunto

¿Como iniciar una reunión y captar la atención de las personas?

Al convocar al equipo para una reunión, ¿qué es lo que más se escucha? ¿“Qué bien, una reunión” o murmullos entre los escritorios reclamando por la convocatoria? Lo más probable es que sea la segunda opción y eso sucede porque muchas reuniones no se desarrollan bien. ¿Sabes por qué? Porque comienzan mal. 

Para que la reunión sea productiva y esté bien enfocada, es importante comenzarla correctamente. Existen diversas “maneras correctas”, en realidad. 

El estadounidense Jason Shah, fundador de Do, una empresa de tecnología colaborativa para conducir reuniones productivas, enumera cuatro consejos para comenzar bien el compromiso laboral. Nosotros incluimos un quinto, que es complementario, ya que funciona muy bien. 

Avisa a todos sobre el tema de la reunión

Para comprometer a las personas debes recordarles la razón por la cual están sentadas en esa sala y temporalmente alejadas de tus compromisos laborales (que suelen ser muchos). 

Aunque hayas informado el tema del encuentro al momento de agendarlo, comienza la reunión explicando tu propósito de manera directa y resumida. Y aquí te dejamos un consejo: si no logras pensar en un propósito convincente para el encuentro, deberías cancelar la reunión. 

Después de explicar el motivo del encuentro, menciona porque fueron convocadas específicamente esas personas. No hace falta citar a cada uno, pero es importante aclarar que todos están allí por una razón. 

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Transmite positivismo

La forma como comienzas la reunión tiende a impactar su desarrollo. Si el encuentro comienza con reclamos, es probable que termine de la misma manera. 

Pero si abres la reunión con optimismo, eso puede impactar positivamente el resto de la conversación. Una sugerencia: pide a las personas que compartan algo que está resultando bien. Si el grupo es muy grande, comienza elogiando al equipo por una conquista reciente, sea grande o pequeña. 

Comparte una estadística sorpresa o una cita relevante

Una cita perspicaz o una estadística sorprendente no son solamente una buena manera de comenzar una charla, también son capaces de fomentar buenas discusiones.

Deja que el equipo pase algunos minutos discutiendo lo que eso significa antes de entrar al asunto principal de la reunión. Una observación: es relevante que la frase o estadística tenga relación con el tema del encuentro. 

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Cuenta una historia

Una historia puede enseñar sobre moral, insinuar una lección importante o provocar que las personas se rían. Tal como la frase o la estadística recién mencionadas, la historia también debe estar relacionada con el asunto principal de la reunión. Pero en el caso de la historia, hay más flexibilidad. 

Es posible, por ejemplo, compartir un caso de éxito, algo bueno que sucedió con un cliente o hablar del desempeño excepcional de un miembro del equipo. También puedes contar algo que leíste recientemente. Debes saber lo siguiente: las personas tienden a recibir bien una anécdota fuera de contexto. 

Un minuto de silencio

Apenas estén todos en la sala, sugiere una pequeña pausa antes de entrar al asunto de la reunión. Un minuto suele ser suficiente. Orienta a las personas para que pongan atención a su propia respiración durante ese minuto. Solo eso. Es una herramienta eficaz para dejar asuntos periféricos afuera de la sala y traer la presencia de cada participante a lo que será discutido en el encuentro. 

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