5 preguntas que se debe formular antes de mejorar su sistema de planificación de recursos empresariales

El sistema de planificación de recursos empresariales, o ERP por su nombre en inglés (Entreprise Resource Planning), es, sin lugar a dudas, uno de los sistemas financieros más usados en Chile. A pesar de su popularidad y de tratarse de una herramienta integral, mejorar este sistema puede suponer un enorme dolor de cabeza para los ejecutivos y sus empleados.

A menudo, esto sucede porque las empresas y los trabajadores no se hacen las preguntas clave antes de escoger o diseñar el sistema. Por ello, antes de invertir un peso en mejorar su ERP, plantéese estas cinco cuestiones esenciales:

1. ¿Cuál es el objetivo?
​Discuta con sus directivos financieros qué es lo que se quiere conseguir con el nuevo sistema; qué procesos se quieren modernizar y si hay pasos o etapas de su sistema actual que se quieran eliminar. Tenga en cuenta que el objetivo final es simplificar y agilizar el trabajo eliminando procesos inútiles o repetitivos.

2. ¿Qué tipo de formación se necesita?
Determine qué tipo y cuánta formación se necesitará para la implementación del nuevo proceso. Asimismo, identifique qué empleados necesitarán recibir la formación inicialmente y luego entrene al resto del personal.

3. ¿Quién estará implicado en el proceso de selección del producto?
​Evalúe qué miembros de su equipo tendrán que dedicar tiempo a comparar proveedores y ofertas, más allá de sus tareas diarias habituales. Analice varios productos antes de tomar la decisión final del diseño del producto. Los miembros de este comité decisor deberían ser responsables de recibir inputs del resto de empleados sobre qué aspectos tendría que incluir el sistema.

4. ¿Deberíamos escoger una solución alojada en la nube?
Antes de decantarse por un sistema ERP tradicional, considere la viabilidad de otro alojado en la nube. Hoy en día hay soluciones que ofrecen actualizaciones y optimización en tiempo real y, a menudo, el costo es inferior a tener que mantener su propio sistema in-house. Si es reacio a mover una función tan importante a la nube, podría considerar una alternativa híbrida. Esta opción permite a los usuarios extraer cierta información de la nube para introducir datos en otras aplicaciones como Microsoft Excel.

5. ¿Cuenta con el personal necesario para realizar la transición?
Si quiere que la mejora de su sistema de planificación de recursos empresariales sea un éxito es importante que designe y prepare un equipo que incluya a personas con experiencia y comprometidas para hacerse cargo de la transición. Si no cuenta con personas que cumplan con los requisitos necesarios o con personal suficiente para asumir esta tarea, puede contratar a consultores externos con experiencia en ERPs.

La implementación de mejoras de los ERPs a veces falla porque los ejecutivos no tuvieron en cuenta aspectos críticos antes de la implementación. Previo a invertir en ello, asegúrese de que tiene todas las respuestas que necesita.

El contenido fue traducido del original 5 Questions to ask before an ERP upgrade.

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